Kundenfoto bei der Fahrzeugübergabe veröffentlichen: Einwilligung, DSGVO und Muster

Zu Werbezwecken darf es das in aller Regel nicht. Sobald ein Kunde auf dem Foto zu erkennen ist, verarbeiten Sie personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Das beginnt nicht erst beim Posten, sondern schon beim Fotografieren und Speichern. Als Rechtsgrundlage für ein Foto bei der Fahrzeugübergabe, das Sie zur Werbung nutzen wollen, kommt praktisch nur die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Frage. Welche Bedingungen dafür gelten, regelt Art. 7 DSGVO.

Auf ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sollten Sie sich bei Werbefotos nicht verlassen. Nach überwiegender Auffassung hat hier das Interesse des Kunden am eigenen Bild Vorrang. Dass Sie das Foto gut gebrauchen können, reicht als Begründung nicht.

Daneben steht das Kunsturhebergesetz (KUG). Nach § 22 KUG dürfen Bildnisse nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet oder öffentlich gezeigt werden. § 23 KUG nennt Ausnahmen, etwa für Bilder aus dem Bereich der Zeitgeschichte oder für Personen, die nur als Beiwerk neben einer Örtlichkeit erscheinen. Auf ein Kundenfoto bei der Übergabe passt in aller Regel keine davon, denn dort steht der Kunde im Mittelpunkt, und das Bild wirbt für Ihr Haus.

Wie DSGVO und Kunsturhebergesetz zueinander stehen, ist unter Juristen umstritten. Für den Alltag im Autohaus können Sie diese Frage offenlassen. Für ein Foto, das Sie zu Werbezwecken zeigen, brauchen Sie in der Praxis nach beiden Regelwerken eine Einwilligung. Holen Sie sie deshalb so ein, dass sie beiden Anforderungen genügt.

Eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn der Kunde weiß, wozu er Ja sagt. Die DSGVO verlangt eine freiwillige, informierte und unmissverständliche Erklärung für einen bestimmten Zweck. Für das Übergabefoto gehören deshalb diese Punkte in den Text:

• Wer verantwortlich ist, also Ihr Autohaus mit Name und Kontakt.
• Wofür Sie das Foto nutzen, zum Beispiel um Ihr Haus und Ihre Fahrzeugübergaben vorzustellen.
• Wo das Foto erscheint. Nennen Sie die Kanäle einzeln, etwa Website, Instagram, Facebook oder den Bildschirm im Verkaufsraum.
• Wie lange Sie es nutzen. Üblich ist „bis auf Widerruf“, ein fester Zeitraum ist für den Kunden noch klarer.
• Der Hinweis, dass die Einwilligung freiwillig ist und Kauf und Übergabe nicht davon abhängen.
• Der Hinweis, dass der Kunde jederzeit für die Zukunft widerrufen kann, und eine Adresse, an die er sich dafür wendet.

Die pauschale Angabe „Social Media“ ist zu ungenau, weil der Kunde daraus nicht ablesen kann, wo sein Bild auftaucht. Wollen Sie aus den Fotos später Beiträge, Reels oder Storys machen, wie im Ratgeber Instagram fürs Autohaus beschrieben, gehört Instagram ausdrücklich in die Liste. Wenn Sie den Kunden in einem Beitrag markieren möchten, fragen Sie auch danach, denn die Markierung verknüpft sein Profil mit Ihrem Beitrag.

Dazu kommen die Informationen nach Art. 13 DSGVO, etwa zur Speicherdauer und zu den Rechten des Kunden. Sie müssen nicht vollständig im Einwilligungstext stehen. Üblich ist ein kurzer Text mit einem Verweis auf Ihre Datenschutzerklärung.

Der folgende Text ist als Grundlage für Ihr Haus gedacht. Die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen Sie durch Ihre Angaben. Sie können den Text ausdrucken, in ein digitales Formular übernehmen oder Ihren Verkäufern als festen Wortlaut für die mündliche Frage mitgeben.

Die DSGVO schreibt für die Einwilligung keine bestimmte Form vor. Ein mündliches Ja kann also wirksam sein, und im Übergabebereich ist es oft der natürlichste Weg. Die Schwierigkeit liegt woanders. Nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO müssen Sie nachweisen können, dass der Kunde eingewilligt hat. Ein Satz wie „Der Kunde hatte nichts dagegen“ hilft Ihnen dabei wenig.

Halten Sie deshalb für jede Einwilligung Folgendes fest:

• den Namen des Kunden,
• Datum und Uhrzeit,
• den genauen Wortlaut der Frage und die gewählten Kanäle,
• den Verkäufer oder Serviceberater, der gefragt hat.

Arbeiten Sie am besten mit einem festen Wortlaut, den jeder Verkäufer gleich verwendet. Dann hängt der Nachweis nicht davon ab, wie ein Kollege an diesem Tag formuliert hat. Papierformulare gehen dagegen leicht in der Kaufakte unter und sind im Ernstfall schwer zu finden.

Trennen Sie außerdem zwei Schritte. Vor dem Foto willigt der Kunde grundsätzlich ein. Ob ein bestimmtes Bild tatsächlich veröffentlicht wird, bestätigt er noch einmal, wenn er es gesehen hat. So entscheidet er informiert, und Sie vermeiden Ärger über ein Foto, auf dem er sich nicht gefällt.

In Capturfy ist die Einwilligung der erste Schritt im Formular auf dem Handy des Verkäufers. Er fragt den Kunden mündlich und bestätigt dessen Zustimmung. Gespeichert wird sie als „mündlich, vom Team bestätigt“ mit festem Wortlaut als Nachweis. Die Freigabe fürs Marketing ist ein eigener Schritt. Dafür klickt der Kunde in der Foto-Mail, die wenige Minuten nach der Aufnahme bei ihm ankommt, auf „Foto freigeben“, oder der Verkäufer hält seine mündliche Zustimmung fest.

Zur Übergabe kommen oft Partnerin oder Partner, Freunde oder die ganze Familie. Für jede Person, die auf dem Foto zu erkennen ist, gilt dasselbe wie für den Käufer. Sie braucht eine eigene Einwilligung, denn die Zustimmung des Käufers deckt seine Begleitung nicht ab. Fragen Sie deshalb jede erkennbare Person einzeln, oder wählen Sie den Bildausschnitt so, dass nur der Käufer zu sehen ist.

Bei Kindern entscheiden die Sorgeberechtigten. Bei gemeinsamem Sorgerecht halten viele Juristen die Zustimmung beider Eltern für nötig, jedenfalls wenn das Bild im Internet erscheinen soll. Jugendliche sollten nach verbreiteter Auffassung zusätzlich selbst zustimmen. Im Übergabebereich lässt sich das kaum sicher prüfen.

Denken Sie auch an alle anderen im Bild. Stehen andere Kunden im Hintergrund des Verkaufsraums, schneiden Sie sie weg oder decken sie ab. Für Ihre eigenen Verkäufer, die oft mit auf dem Übergabefoto stehen, brauchen Sie für Werbezwecke in der Regel ebenfalls eine Einwilligung. Die regeln Sie einmal schriftlich mit dem Team und nicht bei jeder Übergabe neu.

Ob ein Kfz-Kennzeichen für sich genommen ein personenbezogenes Datum ist, ist umstritten. Viele Datenschützer bejahen das, weil sich über das Kennzeichen der Halter ermitteln lässt. Auf einem Übergabefoto kommt hinzu, dass Kennzeichen und Kunde gemeinsam im Bild sind. Wer das Foto sieht, weiß dann, mit welchem Auto diese Person unterwegs ist.

Diesen Streit müssen Sie nicht entscheiden. Decken Sie das Kennzeichen vor jeder Veröffentlichung ab, dann stellt sich die Frage gar nicht. Das gilt besonders für Wunschkennzeichen, die oft Initialen oder ein Geburtsjahr enthalten. Achten Sie auch auf Fahrzeuge im Hintergrund und auf Unterlagen im Bild, etwa die Zulassungsbescheinigung, den Kaufvertrag oder einen Bildschirm mit Kundendaten auf dem Schreibtisch.

Im Studio von Capturfy decken Sie Kennzeichen oder Gesichter von Hand ab, als Rechteck, verpixelt oder mit einem Balken. Das geschieht nicht automatisch, der prüfende Blick vor dem Veröffentlichen bleibt also bei Ihnen.

Nein, das sind zwei verschiedene Dinge. Die Einwilligung fürs Foto betrifft das Bild des Kunden und richtet sich nach DSGVO und Kunsturhebergesetz. Die Bitte um eine Google-Bewertung per E-Mail gilt nach überwiegender Auffassung als Werbung. Für Werbung per E-Mail verlangt § 7 UWG in der Regel eine vorherige Einwilligung. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber DSGVO-konform um Bewertungen bitten.

Fragen Sie deshalb getrennt, und halten Sie beide Antworten getrennt fest. Mancher Kunde schreibt gern eine Bewertung, möchte aber nicht auf Instagram erscheinen, und bei anderen ist es umgekehrt. Stecken beide Fragen in einem Satz, ist später oft unklar, wozu er eigentlich Ja gesagt hat.

Wie Sie im Autohaus insgesamt zu mehr Bewertungen kommen, beschreibt der Ratgeber Google-Bewertungen fürs Autohaus.

Nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO kann der Kunde seine Einwilligung jederzeit widerrufen, und das muss so einfach sein wie die Einwilligung selbst. Eine Begründung braucht er nicht. Was bis zum Widerruf veröffentlicht war, bleibt rechtmäßig. Ab dann dürfen Sie das Foto aber nicht mehr nutzen und nehmen es aus allen Kanälen, auf die Sie Zugriff haben.

1. 1Widerruf festhalten. Notieren Sie, wann der Widerruf kam und worauf er sich bezieht. In Capturfy wird er in der Kundenakte vermerkt. Ohne einen solchen Vermerk kann das Foto Monate später in einer neuen Werbung wieder auftauchen.
2. 2Website und Bildschirm bereinigen. Entfernen Sie das Foto von Ihrer Website und aus der Galerie, die auf dem Bildschirm im Verkaufsraum läuft.
3. 3Soziale Netzwerke von Hand prüfen. Beiträge auf Instagram und Facebook löschen Sie in der Regel von Hand. Denken Sie an Reels, Karussells und Story-Highlights. Steckt das Foto in einem Karussell mit anderen Bildern, prüfen Sie, ob Sie das einzelne Bild entfernen können oder den ganzen Beitrag löschen müssen.
4. 4Empfänger informieren. Haben Sie das Foto an eine Werbeagentur oder einen anderen Partner weitergegeben, sagen Sie auch dort Bescheid.
5. 5Dem Kunden antworten. Bestätigen Sie ihm kurz, dass Sie das Foto entfernt haben. Ein freundlicher Satz reicht.

Die folgenden Punkte passen in jede Übergabe. Den gesamten Ablauf vom vorbereiteten Fahrzeug bis zur Verabschiedung finden Sie in der Checkliste zur Fahrzeugübergabe im Autohaus.